add info about locked files in the common issues part

docs/user/common-issues/_category_.json

@@ -0,0 +1,8 @@
+{
+  "label": "Common Issues & Help",
+  "position": 11,
+  "link": {
+    "type": "doc",
+    "id": "common-issues"
+  }
+}

docs/user/common-issues.md → docs/user/common-issues/index.md

@@ -18,15 +18,15 @@ Symbolic links (symlinks) are not synchronized by the OpenCloud Desktop Client.
 
 Symlinks are deliberately excluded from synchronization for several important reasons:
 
-- Not portable: Symlinks often point to paths that only exist on the original machine. On another device, the target path likely doesn't exist.
+- Not portable: Symlinks often point to paths that only exist on the original machine. On another device, the target path likely does not exist.
 - Not usable in the web interface: The web interface cannot interpret or display symlinks.
 - Problematic on Windows: Symlink support on Windows is limited and inconsistent.
 - Risk of circular references: Symlinks could point to each other in loops, causing infinite synchronization cycles.
 - Loss of identity: If the client were to follow the link and synchronize the target, it would become a regular copy of the data. The original nature of the symlink would be lost.
 
 ### Solution
 
-Sync Folders Outside the Sync Root Using Symlinks
+Sync folders outside the sync root using symlinks.
 
 If you want to synchronize a folder that is located outside your sync root, you can still achieve this by moving the folder into your sync root and replacing the original location with a symlink.
 
@@ -40,15 +40,17 @@ You want to synchronize the folder `/foo/A`, but your sync root is `/home/bar/Op
    mv /foo/A /home/bar/OpenCloud/Personal/foo/A
    ```
 
-## Files with "~$" in the name will not be synchronized
+## Files with "~$" in the name are temporary lock files
 
-The OpenCloud Desktop Client does not synchronize files starting with `~$`, such as `~$document.docx`.  
-These files are temporary lock files created by Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint) while a document is open.
+The OpenCloud Desktop Client does not synchronize files starting with `~$`, such as `~$document.docx`.
+These files are temporary lock files created by Microsoft Office applications while a document is open.
 
-<img src={require("./img/common-issues/desktop-excluded.png").default} alt="Show the ~$ file is excluded from synchronizing" width="500"/>
+<img src={require("../img/common-issues/desktop-excluded.png").default} alt="Show the ~$ file is excluded from synchronizing" width="500"/>
 
-They are not actual content files but serve as internal markers to prevent multiple users from editing the same document simultaneously.  
-Once the file is closed, the `~$` file is automatically removed by Office.
+They are not actual content files. Instead, they act as internal markers so Office can prevent multiple users from editing the same document at the same time.
+Once the file is closed, Office removes the `~$` file automatically.
 
-For more details, see Microsoft’s explanation:  
+For a more detailed explanation of locked files in OpenCloud, see [Locked files](./locked-files.md).
+
+For more details, see Microsoft’s explanation:
 [Description of how Word creates temporary files](https://support.microsoft.com/en-us/topic/description-of-how-word-creates-temporary-files-66b112fb-d2c0-8f40-a0be-70a367cc4c85)

docs/user/common-issues/locked-files.md

@@ -0,0 +1,88 @@
+---
+sidebar_position: 80
+id: locked-files
+title: Locked files
+description: When files in OpenCloud can be locked and what this means for users.
+---
+
+# Locked files
+
+OpenCloud can temporarily mark files as locked or unavailable. For users, this usually means the file cannot be opened, edited, saved, or synchronized as usual while the lock is active.
+
+A file can be locked for different reasons. Common causes are an active Office editing session or background processing after upload.
+
+## When can a file be locked?
+
+A file can be locked when:
+
+- it is open or being edited in an integrated Office app
+- several users are working on the same Office file at the same time
+- an Office editing session has not ended cleanly yet
+- an upload is still being processed
+- a virus scan is still running
+- a post-upload processing step has not finished yet
+
+## Office editing
+
+Office files can be locked while they are being edited.
+
+This typically applies to files such as:
+
+- `.odt`
+- `.ods`
+- `.odp`
+- `.docx`
+- `.xlsx`
+- `.pptx`
+
+While the file is being edited, the lock protects it from conflicting writes. This helps prevent changes from being overwritten by other write operations.
+
+When several users edit the same Office file together, the file can still be technically locked. In that case, the lock does not block collaboration inside the Office app. It only prevents external write access while the session is active.
+
+## Processing after upload
+
+A file can also be locked after upload while OpenCloud processes it.
+
+This may include:
+
+- virus scanning
+- metadata processing
+- preview generation
+- search index updates
+
+While this work is still running, the file may be locked or only partially available.
+
+## What does a lock look like?
+
+Depending on the situation, a locked file may:
+
+- show a lock icon or processing status
+- be unavailable for editing
+- fail to save changes
+- open read-only
+- be temporarily unavailable
+- show an error when opening or saving
+
+## What can users do?
+
+In many cases the lock is temporary. Users can:
+
+1. wait a few minutes
+2. reload the file list
+3. check whether the file is still open in another browser tab
+4. check whether the file is open on another device
+5. check whether a sync client is currently uploading or synchronizing the file
+6. close the Office file and open it again
+
+If the file stays locked for a longer time, an administrator should check the cause.
+
+## When should an admin check?
+
+An administrator should check when:
+
+- the file stays locked for a long time
+- several files are affected
+- files are not released after upload
+- Office files stay locked after closing
+- users cannot save even though they have editing rights
+- the file is blocked for all users

i18n/de/docusaurus-plugin-content-docs/current/user/common-issues/_category_.json

@@ -0,0 +1,8 @@
+{
+  "label": "Häufige Probleme & Hilfe",
+  "position": 11,
+  "link": {
+    "type": "doc",
+    "id": "common-issues"
+  }
+}

i18n/de/docusaurus-plugin-content-docs/current/user/common-issues.md → i18n/de/docusaurus-plugin-content-docs/current/user/common-issues/index.md

@@ -26,11 +26,11 @@ Symlinks werden aus mehreren wichtigen Gründen bewusst von der Synchronisation
 
 ### Lösung
 
-#### Ordner außerhalb des Synchronisationsverzeichnisses mit Symlinks einbinden
+Ordner außerhalb des Synchronisationsverzeichnisses mit Symlinks einbinden.
 
 Wenn Sie einen Ordner außerhalb Ihres Synchronisationsverzeichnisses synchronisieren möchten, können Sie diesen verschieben und am ursprünglichen Ort durch einen Symlink ersetzen.
 
-##### Beispiel
+#### Beispiel
 
 Sie möchten den Ordner `/foo/A` synchronisieren, aber Ihr Sync-Root ist `/home/bar/OpenCloud/Personal`.
 
@@ -40,15 +40,17 @@ Sie möchten den Ordner `/foo/A` synchronisieren, aber Ihr Sync-Root ist `/home/
    mv /foo/A /home/bar/OpenCloud/Personal/foo/A
    ```
 
-## Dateien mit "~$" im Namen werden nicht synchronisiert
+## Dateien mit "~$" im Namen sind temporäre Sperrdateien
 
-Der OpenCloud Desktop Client synchronisiert keine Dateien, die mit `~$` beginnen, wie z. B. `~$document.docx`.  
-Dabei handelt es sich um temporäre Sperrdateien, die von Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) erstellt werden, solange ein Dokument geöffnet ist.
+Der OpenCloud Desktop Client synchronisiert keine Dateien, die mit `~$` beginnen, wie z. B. `~$document.docx`.
+Dabei handelt es sich um temporäre Sperrdateien, die von Microsoft-Office-Anwendungen erstellt werden, solange ein Dokument geöffnet ist.
 
-<img src={require("./img/common-issues/desktop-excluded.png").default} alt="Anzeige, dass ~$ Dateien von der Synchronisierung ausgeschlossen sind" width="500"/>
+<img src={require("../img/common-issues/desktop-excluded.png").default} alt="Anzeige, dass ~$ Dateien von der Synchronisierung ausgeschlossen sind" width="500"/>
 
-Es sind keine eigentlichen Inhaltsdateien, sondern interne Marker, die verhindern sollen, dass mehrere Benutzer gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten.  
+Es sind keine eigentlichen Inhaltsdateien, sondern interne Marker. Sie verhindern, dass mehrere Benutzer gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten.
 Sobald die Datei geschlossen wird, entfernt Office die `~$`-Datei automatisch.
 
-Weitere Informationen finden Sie in der Erklärung von Microsoft:  
+Eine ausführlichere Erklärung zu gesperrten Dateien in OpenCloud finden Sie unter [Gesperrte Dateien](./locked-files.md).
+
+Weitere Informationen finden Sie in der Erklärung von Microsoft:
 [Beschreibung, wie Word temporäre Dateien erstellt](https://support.microsoft.com/de-de/topic/description-of-how-word-creates-temporary-files-66b112fb-d2c0-8f40-a0be-70a367cc4c85)

i18n/de/docusaurus-plugin-content-docs/current/user/common-issues/locked-files.md

@@ -0,0 +1,90 @@
+---
+sidebar_position: 80
+id: locked-files
+title: Gesperrte Dateien
+description: Wann Dateien in OpenCloud gesperrt sein können und wie sich das für Benutzer auswirkt.
+---
+
+# Gesperrte Dateien
+
+OpenCloud kann Dateien vorübergehend als gesperrt oder nicht verfügbar markieren. Für Benutzer bedeutet das: Die Datei kann in diesem Zustand nicht wie gewohnt geöffnet, bearbeitet, gespeichert oder synchronisiert werden.
+
+Eine Datei kann aus verschiedenen Gründen gesperrt sein. Häufige Ursachen sind eine aktive Office-Bearbeitung oder eine noch laufende Verarbeitung nach dem Upload.
+
+## Wann kann eine Datei gesperrt sein?
+
+Eine Datei kann gesperrt sein, wenn:
+
+- sie gerade in einer integrierten Office-Anwendung geöffnet oder bearbeitet wird
+- mehrere Benutzer gemeinsam an derselben Office-Datei arbeiten
+- eine Office-Bearbeitungssitzung noch nicht sauber beendet wurde
+- ein Upload noch verarbeitet wird
+- ein Virenscan noch läuft
+- ein Verarbeitungsschritt nach dem Upload noch nicht abgeschlossen ist
+
+## Office-Bearbeitung
+
+Office-Dateien können während der Bearbeitung gesperrt werden.
+
+Das betrifft typischerweise Dateien wie:
+
+- `.odt`
+- `.ods`
+- `.odp`
+- `.docx`
+- `.xlsx`
+- `.pptx`
+
+Während der Bearbeitung schützt die Sperre die Datei vor konkurrierenden Schreibzugriffen. Dadurch wird verhindert, dass Änderungen durch andere Schreibvorgänge überschrieben werden.
+
+Bei gemeinsamer Office-Bearbeitung können mehrere Benutzer gleichzeitig in derselben Datei arbeiten. Auch in diesem Fall kann die Datei technisch gesperrt sein. Die Sperre verhindert dabei nicht die gemeinsame Bearbeitung innerhalb der Office-Anwendung, sondern schützt die Datei vor Schreibzugriffen außerhalb dieser Sitzung.
+
+## Verarbeitung nach dem Upload
+
+Eine Datei kann auch nach einem Upload gesperrt sein, während OpenCloud sie verarbeitet.
+
+Zu diesen Verarbeitungsschritten können gehören:
+
+- Virenscan
+- Metadatenverarbeitung
+- Vorschauerstellung
+- Aktualisierung des Suchindex
+
+Solange diese Verarbeitung nicht abgeschlossen ist, kann die Datei für Benutzer gesperrt oder nur eingeschränkt verfügbar sein.
+
+## Wie wirkt sich eine Sperre aus?
+
+Eine gesperrte Datei kann je nach Situation nicht oder nur eingeschränkt verwendet werden.
+
+Mögliche Auswirkungen sind:
+
+- die Datei wird mit einem Schloss-Symbol oder einem Verarbeitungsstatus angezeigt
+- die Datei kann nicht bearbeitet werden
+- die Datei kann nicht gespeichert werden
+- die Datei kann nur lesend geöffnet werden
+- die Datei ist vorübergehend nicht verfügbar
+- beim Öffnen oder Speichern kann eine Fehlermeldung angezeigt werden
+
+## Was können Benutzer tun?
+
+In vielen Fällen ist eine Sperre nur vorübergehend. Benutzer können:
+
+1. einige Minuten warten
+2. die Dateiliste neu laden
+3. prüfen, ob die Datei noch in einem anderen Browser-Tab geöffnet ist
+4. prüfen, ob die Datei auf einem anderen Gerät geöffnet ist
+5. prüfen, ob ein Sync-Client die Datei gerade hochlädt oder synchronisiert
+6. die Office-Datei schließen und erneut öffnen
+
+Wenn die Datei dauerhaft gesperrt bleibt, sollte ein Administrator die Ursache prüfen.
+
+## Wann sollte ein Administrator prüfen?
+
+Ein Administrator sollte prüfen, wenn:
+
+- die Datei über längere Zeit gesperrt bleibt
+- mehrere Dateien betroffen sind
+- Dateien nach dem Upload nicht freigegeben werden
+- Office-Dateien nach dem Schließen weiterhin gesperrt bleiben
+- Benutzer trotz Bearbeitungsrechten nicht speichern können
+- die Datei für alle Benutzer blockiert ist

i18n/de/docusaurus-plugin-content-docs/current/user/index.md

@@ -101,5 +101,5 @@ Diese Dokumentation ist versioniert, damit Sie die Informationen passend zu Ihre
 
 ### Hilfe
 
-- [Häufige Probleme und Hilfe](./common-issues.md)  
+- [Häufige Probleme und Hilfe](./common-issues)
   Hier finden Sie Lösungen für häufige Probleme und Antworten auf häufig gestellte Fragen.